不要把日程排得太满以至于不切实际，否则每天都无法完成。
在动手写这篇文章之前，我已经上班两个小时了，其间我找了无数理由来拖延工作。我浏览了44份新邮件;走到大厅那头去跟一个同事闲聊;翻看了《纽约时报》;查看了Facebook上的一些好友的新状态;登录雅虎账户看了一堆垃圾邮件;然后花了相当长时间给两位居住在北京的朋友发邮件。提笔之前，我又觉得必须得先喝杯茶，顺便又吃了一根格兰诺拉麦片条，然后吃了个橙子，吃完后自然又得拿纸巾擦桌子。突然想起个问题：巴特勒大学在哪来着?赶紧用谷歌搜索一下。
如果你现在不好好工作，而是在读我这篇文章，那你很可能像我一样难以集中注意力。面临这类问题的人为数不少。根据Salary.com的一份调查，普通员工承认每天工作的8小时中要浪费大约2个小时，这还不包括午餐时间和工作日程允许的休息时间。网络的诱惑力太大了，这就像我们明知得做作业，但邻家的孩子不停地叫我们出去玩。互联网和电子邮件每分每秒、每时每刻都会带来众多干扰，让我们难以集中注意力于更为重要的工作。因为我们的大多数计划和工作之间都没有明确的界限——结果是我们总是身处工作与生活掺杂不清的一团乱麻中。我们有可能参加电话会议时预定墨西哥之游，还可能在佛蒙特州滑雪胜地坐在缆车上发送与工作有关的邮件。要想确立不同事务之间的边界，专心做好其中某件事情，绝非易事。
现在，美国职工们需要处理的工作前所未有地多，而时间愈发紧张。好在有一大群人专门研究如何提高效率及管理时间。他们中的权威是戴维·艾伦(David Allen)，他2001年出版的《尽管去做——无压工作的艺术》(Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity)备受追捧，被粉丝们简称为GTD。我曾拜读过艾伦的一些文章，还曾聆听43 Folders博客创始人梅林·曼恩(Merlin Mann)的教诲，并浏览Lifehacker.com等相关网站。关于提高效率并没有什么万金油，但艾伦和他的同事提供了许多好点子，可帮助你简化生活，为大幅、创造性地提高效率腾出空间。
他们的建议中有些似乎违反直觉，例如“不要同时处理多任务”。显然，每天只查看几次电子邮件的话，那肯定比像我一样不停查看效率高得多。不过多数则是常识，只不过“我知道我该这么做，但我总是做不到”。艾伦的使命是帮助人们分析脑子中所有那些要做的事情，然后加以系统整理。该系统让你能确定各项计划的下一步工作，让各项事务都流畅完成，同时让自己的心智得到休息，便于全力投入更重大的事情。“把杂务隔离在脑子外面，清晰、完整的归纳你要做的事情，这会极大地提高清晰思维、专注重点和掌控局势的能力，”艾伦称：“这就为下一步弄清你的方向和真正重要的事务打下了关键基础，使你能够根据这些任务清单作出该干什么、不该干什么的决定。”
许多关于提高效率的文章都涉及对技术的管理。我每天早上都会阅读好友格雷琴·鲁宾(Gretchen Rubin)撰写的博客“幸福计划”，他曾说过：技术是个好仆人，却是个坏主人。艾伦称，如果回复或处理一封电子邮件所需时间少于两分钟，那你就该立即这么做。关掉那些烦人的收件提醒——不要每次收到一份新邮件都跳出来个图标提示。发得少收得也就少：让你的邮件尽量简洁，尽量少写几份。
艾伦还大力宣传任务清单的好处，他认为任何人都应该学会一套有条理、清晰而简单的方法，把每天要记得的事情写下来。这样的话，晚上你就可以安枕无忧，而不必担心忘了什么重要的事情。一些效率专家建议我们记录多份清单，包括一个只包含一到三件事情的简短版本，专门记载每天绝对要做的事情。凡是可以授权他人去做的事情都可以放手，对你每天能完成多少事情也应该有个合理的认识。不要把日程排得太满以至于不切实际，否则每天都无法完成。
现在正值春季，我们中许多人都会进行某种形式的大扫除。摒除外界干扰、整理下办公室并养成一套记录各种任务的习惯吧，这不仅是做好工作所需，还能给你带来天天好心情。
