观察与叙述能力的好坏，深刻影响个人的职场表现。观察基本上是追求“巨”、“细”靡遗;叙述时的信息则不要“超重”
【财新网】(专栏作家 陈嫦芬)我当上主管后经常面试求职者，对面试题的设计也有自己的看法。现在做老师，偶尔还是会帮忙大企业机构面试关键职务的候选人。我分享一道几乎是我公开题库的面试题给各位，希望对上班族培养自己的表达能力，有些启发。
在求职应征的最后一关，面试者通常不会迟到。我(最高主管)的出席，代表银行重视这个人才。我常会与秘书合演一出戏码。面试者抵达后，秘书会转知，我正在一个重要的会议上，然后带面试者进入一间会议室等候。五分钟后，我到会议室表达欢迎之意，再领面试者进我的办公室。先是短暂寒暄，接着我的第一个问题就是：“请你描述刚才所在的会议室。”我想知道的是，在如此高压的氛围下，面试者是否依然能做到眼观四方。这是因为入职后，银行客户对象的身份可能是董事长、首席执行官等企业负责人，我期待同事在任何高压氛围下，仍能全神关注周遭，同时好好与客户商谈。随行的同事，若只是傻乎乎地跟着，没能多搜集会议中有形无形的信息，随行的意义便减损许多。这种随时关注的能耐，须经常练习，才能成为习性，也能帮助与会者记录会议的枝节。
每次当我问：“可否描述刚才的会议室?”多数面试者都会先愣一下。记得有一回，面试一位条件不错的求职者，他也是先傻了一下，然后娓娓道来：“你们会议室有张很长的桌子，椭圆形的，……，一边墙上有6扇窗，我很喜欢你们的椅子，因为很舒服，白色的很少见。……”一讲完，我轻轻说：“给你一分钟时间，你去会议室看看，再回来吧。”一会儿，他站在门口低着头，原来他发现椅子并非他所描述的白色，而是黑色。虽然如此，我们仍然录用了这位年轻人。首先他讲：“我坐的位置前方，墙上有4张很美的画，另一边则有6扇窗。”我后来问：“怎么知道有6扇窗?”他说：“你还没出现，我有点紧张，就利用时间看看环境，也注意到会议室可以坐28个人。”一个年轻人在如此高压、紧张得都要反胃的情况下，依然能觉知地扫描环境周遭，表示这已是他既有的习惯。我关注的是他描述时的态度，至于颜色错误，只是欠缺经验，往后留意就行了。
观察与叙述能力的好坏，深刻影响个人的职场表现。我自己的习惯是每到一个地方演讲时，都会先向主办单位询问：场地可容纳多少人?预估有多少位观众?观众的学历、年龄分布大致如何?搜集这样的信息，是为了在演讲前做好准备，知道届时动线如何安排、目光如何与观众互动、演讲内容如何调整最好。不论是演讲、上课，或是与人开会，我都一定提早抵达，然后安静心绪、观察周遭环境，这个习惯有助于活动的顺利进行。
观察的原则，基本上是追求“巨”、“细”靡遗。而叙述的原则是：
● 尽量单纯叙说事、物，不加个人感觉;
● 先说总体全相轮廓、再说次要特征、然后细部描绘、最后微部刻划;
● 尽量藉助数学、几何等科学性的语汇，例如尺寸、距离、形状;
● 多用“比拟”，补足语汇的不足。
叙述时的信息不要“超重”，过多的信息可能让人失焦、抓不到重点，很容易专注心疲乏。观察、叙述、表达，要经常练习，投入多少认真，成就多少功力，侥幸不得。观察力需要经常锻炼，大地方、小细节都要练到一眼就能看清，才算功夫到家。我自己锻练的方法是，不论在任何场合都注意有趣的题材，练习做描述，当作是说故事的材料，慢慢地积累叙述能力的基本功。
商业叙事特别讲究言简意赅。在职场里向主管口头或书面汇报，不同于一般的情境。职场要求效率，信息的发、收端，都要以最精简的方法，传达最关键的信息，所以双方都要有能力化繁为简、见微知着，避免将宝贵的时间与心力，浪费在文藻的铺陈与雕琢上。商业叙事须先明示为文“目的”，扼要摘录事实内容，再谈“利弊”分析，接着辅以“因果”说明，基本上是这个顺序：
● 为文目的 (供参考/会知/核准…)
● 扼要叙事 (背景/拟请核之议)
● 利弊分析、因果论述
● 事实缘由 (人/事/时/地/物)
● 其他补强论述与分析
书面表达时，一开始就要表明目的。你在办公室对主管做报告时，稍加陈述，主管大概都知道你所面对的问题。所以要先讲结论，如果有亮点，主管可以直切主题，继续让你说下去;如果报告没亮点，主管知道你的目的和结果就行了。这就是为什么商业叙事要先讲目的和结果的原因。
最实用的例子：“陈老师，我是某某某，是‘职场素养’课程的学生，希望下周一至周三，在您方便时间，有20分钟的会约，请教关于课业的问题。烦请助教安排好时间通知我，谢谢您。”这段信息说明了书信目的、会约主题，也提供时间选项，基本上言简意赅，算合格。不太难吧，总不要让老师看了1000字后，才知道这是一个会约的请求。请注意，看信的人时间很宝贵啊!书信沟通上，人、事、时、地、物要先清楚点出。
又假设你今天代替我出席一个会议，回来汇报：“今天这个会议，讨论了XXX议题，得到了XXX的结果，预计明天会拿到会议记录。我们公司有2人出席，对方则有3人出席，XXX主持了这场会议。会议2点开始，进行了2个小时。”这也算是合格的报告。我们身处一个充满活性的年代，主管随时可能召开会议，每个人都要训练商业沟通的能力，清晰的表达因此成为关键能力。
叙事也包括记录，职场上做会议记录，有些诀窍。现今大家工作时以计算机为主要工具，学生因此提问：“在职场上，开会时用计算机做会议记录合适吗?还是用笔记本比较合适?”
其实，在职场相关的会议上以计算机做笔记者并不多见，除非是个人需要用计算机展示报告。多数商场上的纪录，仍主要以纸本笔记为主流。我一直在服务业工作，服务客户征询信息时，需要专注与对方互动，自然不可能以计算机记录会议中正在发生的事。或许有人认为，用笔记录后再录入计算机，不是太费事了吗?不如直接打字比较有效率?单纯从速度上看，我不反对这个主张，但也愿意提出另一个观点。
用笔来记录会议中听到、观察到的事物时，专注力高，且能和其他与会人员保持眼神交会。当下的笔记可能不会太完整，但在此同时，脑中会产出立即的反馈;我会把这些电光石火般的念头，眉批在笔记的某处。会议结束，我把笔记上的要点，整合眉批上的若干想法，再用计算机整理一遍，给自己一次重新思考相关议题的机会。虽速度上稍慢，但通常能较完整地记录当时情境的细节，完善一份好的纪录。这样的工作纪律，让我在回想一个案件、一位客户的需求与解决方案时，常能提出附加价值，为自己的专业表现加分。
在这里可以做个结论：
● 观察的原则：由巨至细、无漏靡遗
● 成功的表达：精确的表达工具、严谨的思考纪律、真诚的说服力
● 叙述的原则：说事物、不说感觉，由巨至细，尽量选用数字、符号，善用“比拟”的技巧
这些技能都需要持续训练，方可成为沟通上的纪律。希望大家共同砥砺精进。
